Kommission sollte die Lehren aus der Entwicklung von Schengen-Informationssystem gelten ähnliche Verzögerungen zu vermeiden und auf zukünftige IT-Projekte Mehrausgaben, sagen EU-Rechnungshof

In einem heute (19. Mai) vom Europäischen Rechnungshof (ECA) veröffentlichten Bericht heißt es, dass die Kommission das Schengener Informationssystem der zweiten Generation (SIS II) über sechs Jahre später als ursprünglich geplant und mit dem Achtfachen der ursprünglichen Haushaltsschätzung geliefert hat. Die Verzögerungen und Mehrausgaben sind auf Schwachstellen im Management der Kommission in einem herausfordernden Governance-Kontext zurückzuführen.Das Schengener Informationssystem (SIS) wird von Grenzschutzbeamten, Polizei, Zoll, Visa und Justiz im gesamten Schengen-Raum genutzt. Es enthält Informationen (Warnmeldungen) zu Personen, die möglicherweise an einer schweren Straftat beteiligt waren oder nicht das Recht haben, in die EU einzureisen oder sich dort aufzuhalten. Es enthält auch Warnungen zu vermissten Personen und verlorenem oder gestohlenem Eigentum wie Banknoten, Fahrzeugen, Schusswaffen und Ausweispapieren. Warnungen werden von den nationalen Behörden in das System eingegeben „Im Jahr 2001 beauftragte der EU-Rat die Kommission mit der Entwicklung einer neuen Version des Schengener Informationssystems“, erklärte Pietro Russo, das für den Bericht zuständige ECA-Mitglied. „Die ursprüngliche Frist war jedoch unrealistisch und die Kommission nicht Weisen Sie dem Projekt zunächst ausreichend Personal mit dem Fachwissen zu. Daher konnte die Kommission den Hauptentwicklungsvertrag erst ab 2009 effektiv verwalten. Darüber hinaus hat die Kommission die im ersten Teil des Projekts geänderten Erfahrungen der Endbenutzer und Systemanforderungen nicht ausreichend genutzt. “ Die ersten vorläufigen Schätzungen der Kosten für den EU-Haushalt für das zentrale System haben den tatsächlichen Umfang der erforderlichen Investitionen erheblich unterschätzt. Die Gesamtkosten von SIS II beliefen sich auf 189 Mio. EUR für das zentrale System, zu denen eine Schätzung von über 330 Mio. EUR für nationale Systeme hinzukommen sollte. Gleichzeitig verlor der ursprünglich von SIS II erwartete Hauptnutzen mit der erfolgreichen Ausweitung von SIS 1 auf neue Mitgliedsländer an Relevanz. Angesichts dieser wesentlichen Änderungen der Kosten und des erwarteten Nutzens hat die Kommission nicht nachgewiesen, dass SIS II das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für die Organisation bietet. Die Kommission hat jedoch im ersten Teil des Projekts Lehren aus ihren Erfahrungen gezogen, sodass sie ihren Ansatz in der letzten Projektphase ab 2010 ändern und SIS II im April 2013 liefern konnte. Darüber hinaus hat sie bereits einige Lehren aus dem SIS gezogen II bei der Vorbereitung anderer IT-Großprojekte.

Europäische Rechnungshof (ERH) Sonderberichte werden im Laufe des Jahres veröffentlicht, die Ergebnisse der ausgewählten Prüfungen der spezifischen EU-Haushaltsbereiche oder Management-Themen zu präsentieren.

Dieser Sonderbericht (Nr 3 / 2014) mit dem Titel Lehren aus der Entwicklung des Schengener Informationssystems der zweiten Generation (SIS II) durch die Europäische Kommissionprüfte, warum die Kommission SIS II mehr als sechs Jahre später als geplant und zu einem Preis lieferte, der weit über den ursprünglichen Schätzungen lag. Es wurde auch geprüft, ob es während des gesamten Projekts einen soliden Business Case für SIS II gab, der wesentliche Änderungen der Kosten und des erwarteten Nutzens berücksichtigte. Darüber hinaus bewerteten die EU-Prüfer, ob die Kommission aus ihrer Projektleitung Lehren gezogen und diese angewandt hatte.

Die EU-Prüfer stellten fest, dass die Verzögerung und die Mehrausgaben auf Mängel im Management der Kommission in einem herausfordernden Governance-Kontext zurückzuführen waren, insbesondere während des ersten Teils des Projekts bis 2009. Trotz wesentlicher Änderungen der Kosten und des erwarteten Nutzens während des Projekts tat dies die Kommission den Business Case nicht neu bewerten, um zu zeigen, dass SIS II eine organisatorische Priorität blieb, die eine höhere Kapitalrendite als andere Möglichkeiten bot. Aufgrund einer Neubewertung von Kosten und Nutzen gab es keine Entscheidung, ob das Projekt fortgesetzt oder gestoppt werden sollte. Die Kommission hat aus ihren Erfahrungen im ersten Teil des Projekts Lehren gezogen, um ihren Ansatz in der letzten Projektphase ab 2010 zu ändern und SIS II im April 2013 bereitzustellen.

Auf der Grundlage seiner Ergebnisse empfahl der EuRH, dass die Kommission bei der Verwaltung der Entwicklung großer IT-Systeme:

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• Der Zeitplan basiert auf einer technischen Analyse der auszuführenden Aufgaben.
• sicherstellen, dass alle Projekte in die IT-Governance-Vereinbarungen des Unternehmens integriert sind und das interne Fachwissen in vollem Umfang nutzen, um die Arbeit der Auftragnehmer effektiv zu verwalten;
• sicherstellen, dass die Geschäftsanforderungen und die Ansichten der Endnutzer bei der Entscheidungsfindung ausreichend berücksichtigt werden;
• Gewährleistung der Genehmigung des Business Case vor dem Übergang von der Projektinitiierung zur Projektplanung und dessen erneuter Genehmigung bei wesentlichen Änderungen der Projektkosten, des erwarteten Nutzens, der Risiken oder Alternativen;
• sicherstellen, dass wichtige Projektentscheidungen in einem Entscheidungsprotokoll dokumentiert werden, damit sie leicht nachvollziehbar sind;
• Gewährleistung einer wirksamen globalen Koordinierung, wenn ein Projekt die Entwicklung unterschiedlicher, aber abhängiger Systeme durch unterschiedliche Interessengruppen erfordert;
• Entwicklung umfangreicher IT-Systeme unter Verwendung interoperabler Bausteine, die leicht wiederverwendet werden können, um zu verhindern, dass sie an einen einzelnen Auftragnehmer gebunden sind, und
• Weitergabe der Lehren aus der Prüfung des Hofes an Generaldirektionen und EU-Institutionen, Agenturen und andere Einrichtungen. Die Kommission sollte bewerten, ob der erwartete Nutzen von SIS II erreicht wurde.

Ein kurzes Video Interview mit dem ECA-Mitglied verantwortlich für den Bericht ist finden Sie hier.

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