Wie die 20 Millionen Pfund Einsparung eines Gemeinderats ein Weckruf für öffentliche Dienste ist

Der Stadtrat von Caerphilly hat im ersten Jahr seiner Zusammenarbeit mit Unternehmensberatern über 20 Millionen Pfund eingespart. Perago, mit einem Plan zur Einsparung weiterer 45 Millionen Pfund bis 2027.

Perago, ein in Swansea ansässiges Beratungsunternehmen, arbeitet mit Organisationen des öffentlichen Sektors wie lokalen Behörden, dem Innenministerium, dem NHS Wales und der walisischen Regierung zusammen, um sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter, Prozesse, Strukturen und Technologien vorhanden sind, um effizienter zu werden und besser zu budgetieren.

Wie viele andere Behörden in ganz Großbritannien hatte auch der Gemeinderat von Caerphilly mit der gestiegenen Nachfrage nach Dienstleistungen und gleichzeitig mit erheblichen Finanzierungslücken zu kämpfen. Er musste Geld sparen und sich an die veränderten Bedürfnisse und Erwartungen der Bevölkerung in der Post-Covid-Welt anpassen. Um sicherzustellen, dass er weiterhin die Bedürfnisse seiner Gemeinden erfüllt und gleichzeitig die Ausgaben um über 65 Millionen Pfund reduziert, war ein Wandel notwendig.

Das ursprüngliche Projekt begann mit einem zweitägigen Workshop zwischen den Beratern und dem Stadtrat von Caerphilly. Nachdem dem Stadtrat jedoch der Umfang der zu erledigenden Aufgaben klar geworden war, investierte er 1.8 Millionen Pfund in Perago und erzielte im ersten Jahr eine Rendite von 20 Millionen Pfund. Im Laufe der zwei Jahre half Perago dem Stadtrat von Caerphilly, 20 Millionen Pfund einzusparen, indem Prozesse entwickelt, Dienste verbessert, Rollen und Verantwortlichkeiten kombiniert, vorhandene Software besser genutzt und bestehende Verträge wirksam eingesetzt wurden, um Steuergelder zu sparen.

Victoria Ford, Geschäftsführerin bei Perago, erörtert, wie andere Behörden von den Investitionen und der Arbeit des Caerphilly Council lernen können:

„Was wir für den Stadtrat von Caerphilly getan haben, lässt sich auf andere Behörden und Einrichtungen übertragen, um enorme Verbesserungen zu erzielen und das Geld der Steuerzahler viel effizienter einzusetzen.

„Unternehmen brauchen oft Unterstützung dabei, ihre Struktur im Hinblick auf die Produkte oder Dienstleistungen, die sie anbieten müssen, die optimale Nutzung digitaler Technologien sowie die Art und Anzahl der benötigten Rollen neu zu überdenken. Viele Unternehmen stehen vor denselben Herausforderungen.

„Wir verfolgen bei der Transformation einen ganzheitlichen Ansatz. Dazu gehört auch, sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten zur Unterstützung der Servicebereitstellung eingesetzt werden. Dies bedeutet oft eine Verkleinerung der Organisation, da Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Dies geschieht jedoch im Einklang mit den Benutzeranforderungen und nicht als Selbstzweck.“

Perago hat für den Rat einen Fahrplan zur Umsetzung weiterer Änderungen erstellt. Wenn das Ratsteam diese Änderungen vornimmt, könnte der Rat bis 45 weitere 2027 Millionen Pfund einsparen.

Sie trugen dazu bei, den wasserfallbasierten, technologieorientierten Ansatz des Rates zu ändern und das Fehlen eines zentralen PMO zu verhindern, was zu Verzögerungen und mangelnder Abstimmung führte. Sie stellten außerdem fest, dass klare Verantwortlichkeiten und regelmäßige Interaktion nicht immer gegeben waren, was zu Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung und Umsetzung führte.

Ein nutzerzentrierter Service-Design-Ansatz wurde eingeführt, um die Bedürfnisse der Nutzer in den Mittelpunkt zu rücken und Service und Effizienz zu verbessern. Kundenreisen wurden abgebildet, um Serviceverbesserungen zu identifizieren. Das Team führte wöchentliche Stand-up-Meetings mit Ratsmitgliedern und Politikern durch, um die Dynamik aufrechtzuerhalten und Transparenz zu fördern.

Darüber hinaus wurde eine Strategie zur Implementierung eines zentralen Genehmigungsprozesses für Ausgaben entwickelt, um die Ausgabenkontrolle sicherzustellen. Ein neuer Initiativenprozess (NIP) stellte sicher, dass Ausgabenentscheidungen durch Finanzmodelle und eine Kosten-Nutzen-Analyse untermauert wurden.

Viele lokale Einrichtungen sind auf eine breite Palette von Lieferanten und Produkten angewiesen, doch einige davon wurden nicht optimal genutzt. Perago identifizierte ungenutzte Funktionen und arbeitete an der Optimierung vorhandener Tools, bevor neue Ausgaben in Betracht gezogen wurden.

Victoria erklärt außerdem:

„Die meisten Behörden haben in vielen Bereichen Einsparpotenzial und unsere Aufgabe besteht darin, ihnen dabei zu helfen, diese zu erkennen, damit das Geld für die Dienstleistungen eingesetzt werden kann, die die Einwohner und Gemeinden benötigen.

Ich freue mich sehr, dass wir durch unsere Zusammenarbeit mit einem Gemeinderat 65 Millionen Pfund einsparen konnten, von denen 20 Millionen Pfund bereits auf dem Konto sind. Dieses Geld kann viel für Dinge tun, die vor Ort wirklich wichtig sind, und wir sind gespannt auf die Wirkung unserer Arbeit.“

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